Nextcloud: вы еще не обновили корпоративный файлообменник? Тогда приходите к нам

Есть три базовых сценария замены зарубежного файлообменника (в том числе OneDrive).




1. Самый простой способ — отказаться от корпоративного файлообменника в пользу файловых серверов (файловых шар) и использования общих папок. Но такое решение потребует администрирования, настройки, поддержки, т. е. дополнительных ресурсов. Кроме того, с ним связан ряд технических ограничений. Например, это решение не подходит, если нужен обмен файлами с внешними пользователями. Таким образом, оно не закроет все ваши потребности.

2. Второй сценарий — это отечественные решения, которые активно развиваются. Однако здесь тоже есть нюансы. Почти все эти решения изначально разрабатывались под B2C-сегмент, и их архитектура выстроена соответствующим образом. В последние два года их они активно перепрофилируют под B2B, но, поскольку изначально решения проектировались под другие задачи, их сложно настроить под потребности крупного бизнеса. Есть много функциональных особенностей и ограничений, например, зависимость от экосистемы и проблемы интеграции. Не все заказчики согласны на такие ограничения.

Приведу пример. Наш клиент, крупный китайский автопроизводитель, выбирал между отечественными сервисами и Nextcloud. Основная сложность заключалась в том, что решение должно было работать в Китае, в России и в других регионах присутствия компании, чтобы обеспечить обмен документами и файлами между ними и российским офисом. Российские сервисы не подходили, поскольку блокировались китайскими файрволами. С нашим сервисом на базе Nextcloud такой проблемы не было, мы смогли обеспечить доступ к нему из Китая и реализовать все функциональные требования к файлообменнику.

3. Третий сценарий — решения open source. В этом случае также есть несколько вариаций.

Первый, когда компания создает собственный файлообменник. Встает вопрос — где это делать? В текущих реалиях сложно найти свободные вычислительные ресурсы, и немногие компании готовы использовать собственные мощности под такую задачу. Кроме того, потребуются дополнительные компетенции для проектирования, администрирования и поддержки решения, а также экспертиза по его внедрению.

Другой вариант — компания обращается к облачным провайдерам, которые предоставляют установочный файл, документацию, инструкции для самостоятельного развертывания сервиса в облаке. Но поддержку решения и инфраструктуры берет на себя клиент. В этом случае думать о ресурсах уже не нужно, поскольку их предоставляет провайдер, но задачи по проектированию, внедрению и поддержке остаются на стороне клиента.

Третий вариант — готовый сервис облачного провайдера. В этом случае клиенту не нужно думать ни про ресурсы, ни про внедрение и поддержку. Мы в Облаке КРОК предлагаем заказчикам именно этот вариант.




Как показывают наши опросы во время онлайн-митапов, в июне 2023 года около 50% участников использовали файловые шары для обмена файлами. Сейчас ими пользуется 42%, а 36% выбирают open source, т. е. рынок адаптируется под текущие реалии и решения open source становятся все более актуальными. 

Мы видели, что на рынке нет решения, близкого по функциональным возможностям к OneDrive и настолько гибкого, чтобы можно было не заботиться о внедрении и поддержке и получить все функции, необходимые конкретным клиентам. Поэтому мы создали сервис, который обеспечивает полноценное решение всех задач корпоративного файлообменника.

За основу нашего сервиса мы взяли open source-решение Nextcloud и добавили к нему ряд функций. 

Nextcloud в Облаке КРОК дает возможность самостоятельно создавать папки, хранить файлы и синхронизировать их локально с компьютером, создавать общие папки и папки групп, в которых можно хранить файлы, общие для одного подразделения. Например, создается папка для отдела продаж, ей присваивается название, и она назначается для группы пользователей. Решение можно интегрировать с доменной службой, например, Active Directory, и перенести оттуда уже готовые группы и иерархии. 

Помимо веб-версии поддерживается мобильное приложение и приложение для работы на ПК. При этом файл, созданный в офлайн-режиме, при подключении к интернету автоматически синхронизируется и на всех устройствах появляется его актуальная версия. 

Нет ограничений на число устройств, на которых пользователи могут авторизовать свой аккаунт, т. е. один пользователь может, например, установить приложение и пользоваться Nextcloud на двух смартфонах, на планшете и на ПК, что очень удобно. 

Наше решение позволяет легко делиться файлами с внешними пользователями по ссылкам. При этом можно установить срок действия ссылки, параметры доступа пользователей к содержимому, такие как чтение, редактирование, запись, а также пароль, что повысит безопасность и минимизирует риски случайного и несанкционированного доступа к данным. Кроме того, по ссылке можно приглашать внешних пользователей, предоставив доступ пользователю по его почте, после чего он авторизуется, придумывает себе пароль и будет работать с файлообменником. Это удобно, когда нужно отслеживать, какой пользователь был авторизован, какие действия он производил. 

В продолжение темы безопасности можно отметить возможность интеграции сервиса с антивирусом Касперского с целью минимизации риска заражения файлов, которые загружаются в файлообменник. Это работает очень просто: антивирус сканирует все загружаемые в хранилище файлы и проверяет их на наличие вирусов. 

Помимо этого есть тегирование, которое позволяет группировать файлы, задавать им метки и сильно упрощает поиск файлов. Это особенно полезно, когда есть большое количество папок, файлов и любых сущностей в облаке.   

Наше решение позволяет легко кастомизировать пространство. Для хранения файлов используется объектное хранилище S3, которое можно гибко масштабировать. Кроме того, при первичном развертывании, когда объем данных еще совсем небольшой, например, 5-10 ГБ, вам не нужно платить за фиксированный объем. В других сервисах приходится приобретать подписку, например, на 200 ГБ и платить за нее полную стоимость независимо от использованного объема.

Нет ограничений по количеству вложенных папок. Например, вы можете создать общую файловую папку компании, а в ней — папку для департаментов, далее — для отделов внутри этих департаментов, для групп в отделах и т. д. Это очень удобно для компании с разветвленной структурой и с большим количеством групп и подразделений. 

Есть интеграция со службой каталога — как с зарубежными решениями (Active Directory), так и с отечественными, например, ALD Pro. 

Есть плагин онлайн-редактора, для которого мы также можем предоставить как отечественные, так и зарубежные решения. 



Можно отметить также наш собственный маркетплейс, в котором есть плагины под любую задачу — для ВКС, почты, календаря, аналог Google Forms и другие инструменты. Вы можете зайти на сайт, выбрать интересующий вас плагин, и мы его для вас развернем, интегрируем и настроим. Таким образом, доступна максимальная кастомизация сервиса под задачи клиента.

 


Стоимость сервиса складывается из двух составляющих: 

• работы по внедрению, т. е. разовые подготовительные работы: проектирование решения, внедрение, настройка, миграция пользователей и др.; 
• ежемесячная абонентская плата за сервис, которая включает в себя стоимость вычислительных ресурсов и стоимость технической поддержки (инфраструктуры, а не пользователей).

В качестве примера выше представлен расчет стоимости решения для 1000 пользователей с онлайн-редактором (базовая конфигурация, которая чаще всего внедряется). Стоимость разовых работ составит 189 тыс.руб., ежемесячная абонентская плата — 280 тыс.руб. 

Типовые решения, которые уже внедрялись, мы готовы развернуть за 3-5 дней или быстрее. Все зависит от того, насколько надо кастомизировать решение, какие потребуются дополнительные плагины и интеграции. В целом задача решается в сжатые сроки.

За 2023 год мы реализовали более 20 проектов, множество находится в работе в настоящий момент. Выше представлены 5 самых масштабных кейсов. Большинство из них, к сожалению, регулируются NDA, и мы не можем раскрыть информацию о заказчике. 

Первый проект был реализован с крупной производственной компанией Mondi. Мы помогли заказчику мигрировать из OneDrive в Nextcloud и перенесли 2000 пользователей и 100 ТБ данных. Причиной миграции стало отключение лицензии Microsoft, которую предоставляла штаб-квартира в Европе. У нас было всего 3 недели до отключения, и за это время мы внедрили и настроили решение, мигрировали пользователей, выполнили интеграцию с Active Directory и провели все подготовительные работы. У заказчика даже осталась пара дней для тестирования перед отключением от лицензий европейского офиса. 

Второй проект — с российским подразделением консалтинговой компании большой четверки. После ухода компании из страны российский офис организовал независимый бизнес под новым брендом. Одной из задач была замена корпоративного файлового обменника. Проект был комплексным, и помимо файлообменника включал миграцию офисных приложений. В данном проекте надо обратить внимание на масштаб — 5000 пользователей. Мы успешно справились с этой задачей. Помимо миграции в Nextcloud мы провели интеграцию с офисными приложениями, которые развернули локально. Этот проект также был выполнен в сжатые сроки, и мы помогли заказчику сохранить возможность нормально работать. 

Большинство остальных проектов связаны с заменой OneDrive. Кроме того, нам часто приходится решать задачи переезда с чужого сервиса Nextcloud на наш, а также проводить аудит уже развернутой инсталляции Nextcloud. Это говорит о том, что нашей экспертизе доверяют. 

Для нас важно, что все заказчики, которые перешли на наше решение, удовлетворены как качеством сервиса и его возможностями, так и нашей поддержкой. Нам очень приятно слышать от заказчиков положительные отзывы о нашей работе и о решении. Мы всегда открыты для обратной связи и работаем над совершенствованием сервиса.

Для входа в Nextcloud необходимо ввести свой логин и пароль.






Мы попадаем в приветственное окно, в котором три вкладки — Рекомендуемые файлы, Важная почта и Приближающиеся события.





При интеграции с почтой и календарем здесь будут отображаться письма и события, запланированные на сегодняшний день, а на вкладке рекомендуемых файлов — наиболее часто открываемые и часто используемые файлы. Интерфейс простой и понятный. В верхнем левом углу панель управления, на которой отображаются разные вкладки, в том числе виджеты, файлы, фото, события, почта. Внешний вид панели зависит от того, какие сервисы у вас настроены и интегрированы. После перехода в раздел «Файлы» открывается окно с доступными файлами и папками.




Есть несколько типов папок: общие папки, папки, назначенные группе пользователей, личные папки и т. д. Для того чтобы создать папку или файл, нужно нажать плюс и выбрать один из вариантов: загрузить файл, создать новую папку, создать документ и т. д.





Например, создаем папку, назначаем, присваиваем название. Поскольку папка личная, у нее нет обозначений, она не назначена на какие-либо группы пользователей, общий доступ к ней не предоставлен, но есть возможность поделиться путем к этой папке, сделать общий доступ по ссылке, нажав «+», чтобы скопировать ссылку и отправить пользователю. Кроме того, есть возможность пригласить внешних пользователей, которые получат по электронной почте уведомление с предложением перейти по ссылке и авторизоваться в системе. 

Можно настроить права для пользователя.





В данном случае установлено правило «Только для чтения», т. е. пользователь не может вносить изменения, комментарии и корректировки. Можно разрешить редактирование или использовать сервис как хранилище, т. е. внешний пользователь сможет только загружать в папку файлы. Есть возможность скрыть загрузку, защитить папку паролем, установить срок действия, что удобно для предоставления краткосрочного доступа. Можно оставлять примечания, комментарии для всех пользователей, которые пользуются данной папкой. Закрыть доступ можно нажатием кнопки. В Nextcloud есть возможность работать с различными документами — pptx, xls, docx. Для онлайн-редактора у нас используется отечественное решение Р7-Офис, интерфейс которого напоминает интерфейс Microsoft. Любой пользователь поймет, как с ним работать. Можно вносить комментарии, которые сохраняются и будут доступны в офлайн-режиме. Непосредственно из документа можно предоставить доступ внешним пользователям. Внешний пользователь после регистрации в системе может скачать или редактировать документ.





Другие пользователи, работающие с документом, сразу видят изменения и комментарии в режиме онлайн, а также пользователя, который внес эти изменения и комментарии, и где он находится в документе, что очень удобно при совместной работе. 

Помимо работы с документами word и презентациями можно работать с таблицами. Мы тестировали онлайн-редактирование таблиц с более 1000 строк, несколько пользователей одновременно вносили изменения и комментарии в такой файл. Сложностей в работе с документом не возникло.





Единственный минус в работе с таблицами — нельзя работать с макросами. Это решается путем загрузки файла на ПК, внесением изменений и перезагрузкой в Nextcloud. Администратор может заводить новых пользователей, отключать пользователей, назначать новых администраторов и т. д., а также управлять группами пользователей. Администратор также может управлять сервером. При этом каждый пользователь может настроить параметры пользователя, т. е. изменить пароль, настроить уведомления и т. д., а администратор — параметры всего сервера. Администратор может назначать правила безопасности, например, задавать парольную политику, требовать двухфакторную аутентификацию при подключении к решению и т. д..





Учетная запись администратора также позволяет создавать папки групп, в том числе корректировать название, определять правила доступа, назначать квоту и предоставлять пользователям расширенный доступ, например, давать владельцу папки возможность управлять ею и предоставлять доступ другим пользователям.

Среди преимуществ Nextcloud в Облаке КРОК: 

• Надежная гарантированная инфраструктура — клиенту не приходится переживать о ресурсах и работоспособности сервиса, а остается только выбрать конфигурацию — на базе 1 или 3 дата-центров. 
• Богатый опыт реализации подобных проектов. Последние полтора года мы помогаем клиентам с миграцией, берем на себя проектирование и развертывание файлообменника и даем возможность кастомизации. 
• Возможность пилотирования решения, в том числе доступ к демостенду для тестирования решения с правами администратора. Это позволяет оценить удобство панели управления и понять, насколько данное решение вам подходит.

Чтобы поделиться с отраслью и заказчиками своим опытом, мы создали инфохаб по замене зарубежного системного ПО на базе облачных сервисов. На инфохабе собраны материалы, которые помогут в поиске альтернатив зарубежным решениям: записи митапов, статьи экспертов, описание предложений КРОК по замене системного ПО.

Как выглядит управление проектом? Можно ли это считать аналогом сайта рабочей группы? Полноценным аналогом Sharepoint это считать не стоит. Однако можно сделать интеграцию с другими решениями и добавить функции управления проектами. 

Что происходит с файлами, когда автор документов увольняется? Может ли админ управлять документами сотрудников? Да, управление доступно. Если сотрудник увольняется, администратор самостоятельно настраивает правила использования этих файлов, т. е. либо сразу удаляет пользователя, либо что-то делает с его файлами, назначает общую папку и т. д. 

Есть ли вариант настройки self-hosting? Такая возможность есть, хотя пока таких проектов у нас не было. Мы готовы это обсуждать индивидуально. 

Почему выбрали именно Р7-Офис? Во-первых, это удобное решение. Кроме того, его функциональность максимально похожа на функциональность Microsoft. Однако если вам не нравится Р7, можно внедрять и другие решения. 

Вы используете штатное приложение для десктопа? Штатное приложение для десктопа можно скачать в открытом доступе, авторизоваться и работать через него. 

Есть ли возможность получения уведомлений для администраторов при публикации ресурсов пользователей? Да, такая настройка уведомлений доступна. 

Как можно интегрировать решение с корпоративной почтой, чтобы вместо аттачей заставить пользователей Outlook отправлять ссылки? Это технический вопрос. Напишите мне, мы обсудим это с инженером, и он сможет подробнее рассказать, как происходит интеграция и есть ли в принципе возможность вместо прикрепленных файлов использовать прямые ссылки. 

Какие доступны варианты разрешений на папки? Доступно управление в роли администратора, а также есть возможность предоставить доступ только для чтения, для редактирования, только для загрузки файлов. 

Есть ли плагин для интеграции Outlook и Nextcloud? Да, плагин есть, и Outlook интегрируется с Nextcloud. Мы это уже делали. 

Может ли администратор производить поиск по тексту в файлах? Такой возможности, к сожалению, нет. Однако, если это технически реализуемо, мы готовы проработать такую задачу. В Nextcloud есть тегирование, т. е. можно, например, присваивать файлам теги, с помощью которых вы сможете упростить поиск и доступ к тем или иным файлам. 

Можно ли дать права на изменения без права удаления файлов? Эта задача решается с помощью версионности. Если вдруг кто-то удалил файл или внес некорректные изменения, администратор может восстановить предыдущую версию файла. 

Сколько версий вы поддерживаете? По умолчанию версии сохраняются до 6 месяцев, т. е. можно сохранить все версии файла, в которые вносились изменения в течение 6 месяцев. Но можно настроить и более длительный срок хранения.